La conservación de los documentos siempre ha sido un interés de las administraciones de la Isla. Ya en el lejano año 1569, en las ordenanzas del Rey Don Felipe II, se mandaba a “tratar bien los libros y demás papeles, y que se hiciera de los de la Contaduría un inventario jurado y firmado…”
Desde 1602, se recomendaba el cuidado de libros de la Real Hacienda, …“que debían estar bien guardados y custodiados, no permitiendo su exámen á hombres de negocios ni á persona alguna, so pena de proceder contra los culpables de faltar a lo dispuesto.” En dichas ordenanzas se disponía que los libros en mal estado “se pusiesen en buena forma”.
Así mismo, muchas de las funciones de los archivos administrativos se pueden percibir desde 1764 cuando una Real Cédula del 7 de octubre, dispone “…que con ningún pretexto se sacaran los libros y papeles que estuvieran archivados en las oficinas, ni que los entregaran por ningún motivo las personas á cuyo cargo estuviesen. Solo son enviados a los Archivos(…) En los casos ordinarios es suficiente una certificación que comprendiera los particulares de que se quisiera tener noticia(…) Prohibe la extracción de papeles y libros de los archivos de las oficinas de Cuba, aunque lo pidieran los jueces, siendo permitido únicamente facilitar las noticias por certificaciones…”
Estos y muchos otros hitos, revelan la antigüedad y perdurabilidad del desarrollo de nuestra función. En la actualidad, tiene la influencia teorías de Gestión de Información, Matemáticas, Paleografía, Química, Historia y Administración, por solo citar algunas.
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